PERSONALMANGEL! Wie können wir unsere Leistungsqualität als Gastgeber aufrechterhalten?
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08.04.2024
Controlling & Strategische Betriebsplanung Hotellerie Wellness & Spa
Erstellt: 28.01.2026
Karin Stefanie Niederer
Managing Partner
Villach & Wien, Österreich
karin.niederer@kohl-partner.at+43 4242 21123+43 664 46 02 777Zum AutorBenchmark des Monats – Spa Controlling & Benchmarking
In dieser Ausgabe des „Benchmark des Monats“ legen wir den Fokus auf das Spa Controlling & Benchmarking – die Capture Rate.
Im Spa investiert ihr viel – in Ausstattung, Qualität und vor allem in das Erlebnis eurer Gäste. Genau deshalb lohnt es sich, regelmäßig hinzuschauen: Wie wirtschaftlich arbeitet euer Spa – und wie zufrieden sind eure Gäste wirklich?
Spa-Controlling unterstützt dich dabei gleich doppelt: Es prüft Effektivität („die richtigen Dinge tun“) und Effizienz („die Dinge richtig tun“) – und liefert gleichzeitig eine starke Basis für Planung und bessere Management-Entscheidungen. Mit Kennzahlen und Benchmarking bekommst du zusätzlich wertvolle Vergleichswerte aus der Branche: ein Kompass für Zielsetzung, Steuerung und Weiterentwicklung.
Warum ist dies so wichtig?
Weil Controlling auch im Spa eine Führungsaufgabe ist, spielt das Spa-Management hier eine zentrale Rolle. Ab einer gewissen Betriebsgröße sollte die Spa Abteilung als eigenes Profit Center geführt werden: mit Verantwortung für Erlöse, Kosten und Ergebnis sowie klaren Entscheidungen zu Zielen, Maßnahmen und Budgets. Genau darum geht es: Transparenz schaffen, Orientierung gewinnen und euren Spa Schritt für Schritt noch stärker aufstellen.
Wir stellen dir eine der wichtigen Benchmarks im Spa näher vor. Es ist nicht der Umsatz pro Nächtigung – auch wenn diese Kennzahl sehr verbreitet ist - sondern die „Capture Rate“.
Was ist die Capture Rate?
Eine Kennzahl, die im Spa-Management besonders viel Orientierung gibt ist die Capture Rate – auch Spa Conversion Rate oder Abschöpfungsquote genannt. Sie zeigt ganz klar, wie viele eurer Hotelgäste euren Spa tatsächlich nutzen.
Dabei unterscheiden wir zwei Ebenen:
- Capture Rate: Anteil der Gäste, die den Spa-Bereich nutzen – also etwa Pools, Saunen und Ruheräume.
- Treatment Capture Rate: Anteil der Gäste, die zusätzlich eine Behandlung bzw. Zusatzleistung im Spa buchen.
Diese Werte sind praxisnah, weil sie nicht nur „nice to know“ sind, sondern dir direkt bei der Steuerung und Planung helfen: über Saisonverläufe hinweg, bei typischen Wochen-Auslastungen und vor allem bei der Einschätzung von Spitzenzeiten. So kannst du Flächen, Ressourcen und Abläufe gezielt planen oder bestehende Konzepte fundiert überprüfen.
So berechnest du diese beiden Kennzahlen:
1. Capture Rate (Spa-Nutzung)
Formel:
Capture Rate (%) = (Anzahl Hotelgäste, die den Spa-Bereich nutzen ÷ Gesamtanzahl Hotelgäste) × 100
Beispiel:
320 Hoteläste insgesamt, 208 nutzen Pool/Sauna/Ruheraum
→ (208 ÷ 320) × 100 = 65 %
2. Treatment Capture Rate (Behandlungen/Zusatzleistungen)
Formel:
Treatment Capture Rate (%) = (Anzahl Hotelgäste, die mindestens 1 Behandlung/Zusatzleistung buchen ÷ Gesamtanzahl Hotelgäste) × 100
Beispiel:
320 Hotelgäste insgesamt, 96 buchen mindestens 1 Behandlung
→ (96 ÷ 320) × 100 = 30 %
Optional (zusätzliche, sehr hilfreiche Sicht):
Treatment Conversion innerhalb der Spa-Nutzer (%) = (Treatment-Bucher ÷ Spa-Nutzer) × 100
Beispiel: 96 ÷ 208 = 46 %
Zielsetzung für Treatment Capture Rates in (guten) Spa Hotels: 42 – 47%
Quelle: „Spa & Wellness Management“, Stefan Nungesser, Dagmar Rizzato, Karin Stefanie Niederer
Karin Niederer von Kohl > Partner gibt folgende 5 Empfehlungen:
- Definieren Sie klar, was „Spa-Nutzung“ bedeutet: Legen Sie fest, was in Ihre Messung einfließt (z. B. Pool, Sauna, Ruheraum – optional Fitness/Kurse). Eine eindeutige Definition sorgt für Vergleichbarkeit und klare Steuerung.
- Analysieren Sie die Capture Rate nach Segmenten: Betrachten Sie die Werte getrennt nach Zielgruppen (Paare, Familien, Businessgäste), nach Wochentagen sowie nach Saison. So erkennen Sie schnell, wo Ihre Kommunikation oder Ihre Angebote besonders gut wirken.
- Setzen Sie auf Kommunikation mit gutem Timing: Die stärkste Wirkung entsteht häufig vor der Anreise und in den ersten 24 Stunden: Pre-Arrival-Mail, Check-in-Hinweis, QR-Code im Zimmer, „Heute im Spa“-Highlights. So wird Nutzung aktiv angestoßen.
- Machen Sie Treatments maximal buchungsfreundlich: Online-Buchung aller Anwendungen, QR-Codes auf den Spa Menüs, klare Dauer- und Preisstruktur, ein kompaktes „Top-5“-Treatment-Menü und attraktive Zeitfenster erhöhen die Buchungswahrscheinlichkeit und stärken Ihre Treatment Capture Rate.
- Planen Sie Ressourcen anhand Ihrer Spitzenzeiten: Nutzen Sie die Capture Rates als Planungsgrundlage für Öffnungszeiten, Personal, Kabinenbelegung, Aufgusszeiten und Wareneinsatz. So steuern Sie Kapazitäten gezielt und nutzen Nachfragepotenziale optimal.
Capture Rates sind also eine starke Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung – bis hinein in eine qualifizierte GuV – und ein hilfreicher Benchmark: Du siehst, wie euer Spa im Vergleich zu ähnlichen Betrieben positioniert ist. Für bestehende Häuser liefert die Analyse außerdem wertvolle Einblicke in Akzeptanz, Attraktivität und Nutzung deines Angebots.
Die Capture Rate macht auch Verkaufsstärke und Wirkung deiner Gästekommunikation – vom Pre-Selling über das Inhouse-Marketing bis zur Nachbetreuung sichtbar. Denn sie umfasst nicht nur Behandlungen, sondern auch Umsätze durch betreute Einheiten oder Produkte – wie zum Beispiel Cremes oder Öle. Kurz gesagt: Mit dieser Kennzahl erkennst du, wie attraktiv dein Spa-Angebot für eure Gäste ist – und wo du mit gezielten Maßnahmen noch mehr Potenzial erzielen kannst.
„Die Capture Rate ist ein wichtiger Teil Ihres Spa-Kompasses: Sie zeigt auf einen Blick, wie gut dein Wellness- & Spa-Angebot bei Hotelgästen ankommt – vom Besuch der Saunen, Pools und Ruheräume bis zur Buchung von Treatments. Wer diese Kennzahl regelmäßig verfolgt und analysiert, trifft Entscheidungen mit mehr Klarheit, plant Ressourcen treffsicherer und entdeckt Potenziale gezielter.“ – Karin Niederer, Managing Partner bei Kohl & Partner
